Contratar um funcionário é um passo importante para o proprietário de uma pequena empresa. Quando decidiu começar o seu negócio, provavelmente assumiu muitos “trabalhos”: lidar com as redes sociais, calcular o seu orçamento, etiquetar o inventário, tratar das queixas dos clientes… enfim, já percebeu. Agora, se está a pensar em admitir alguém para ajudar, isso é um excelente sinal. Significa que está ocupado, que o seu negócio está a crescer e que está pronto para avançar para a próxima etapa.
Falámos com três proprietários de cafetarias independentes para conhecer as suas experiências de contratação de funcionários e gestão de uma equipa. Quer esteja a abrir um segundo estabelecimento ou precise de alguma ajuda a tempo parcial, continue a ler para conhecer as suas respostas e conselhos.
Conheça os proprietários
Angela Austin, Milk + Pull
Angela, com o marido Joe, tem três estabelecimentos Milk + Pull em Brooklyn e Queens na cidade de Nova Iorque, com a primeira abertura em 2013. Esta equipa de nova-iorquinos nativos esforça-se por servir um café fantástico e alimentar a comunidade que os rodeia.
Sascha Dreschinski, brewdis
Sascha abriu a brewdis em 2019 com dois cofundadores. Hoje, dirige o negócio com Lukas Schulze-Vorberg e Bianca Breining. O desejo dos três era combinar o seu amor pelo café com uma oferta criativa de café, pelo que decidiram abrir um bar de café móvel, criado a partir de uma Piaggio Ape (e apelidada de “Betty”). Pode encontrar a Betty, assim como a sua bicicleta de café (Bobby!), em Frankfurt, Alemanha.
Anthony Grice, Fika
Após uma carreira de décadas na indústria hoteleira, Anthony abriu o primeiro estabelecimento Fika em 2018 e, recentemente, abriu uma loja num segundo local. O seu desejo era levar para Liverpool, Inglaterra, uma cafetaria de inspiração sueca que tivesse um ambiente acolhedor e incentivasse longas conversas.
Quando é altura de começar a contratar?
Muitos proprietários de negócios começam a sua pequena empresa de forma solitária, ou talvez com um sócio ou colaborador: desempenham muitas funções e tentam fazer tudo sozinhos. Contudo, se o negócio corre bem e deseja fazer crescer a sua marca, talvez esteja na altura de incorporar outra pessoa.
Angela lembra-se de dizer ao marido: “Não deves fazer tudo, porque se fizeres tudo, então não trabalhas *no* negócio. E se não trabalhas no negócio, este não vai crescer. Precisas de te libertar das coisas do dia a dia para que possas trabalhar na visão e levá-la verdadeiramente para a frente”. Angela refere que, quando começaram a contratar ajuda, isso libertou-os para começarem a torrar o próprio café e desenvolver esse lado do negócio. Agora têm um gerente para cada um dos três estabelecimentos Milk + Pull.
Angela refere também que contratar alguém a nível de gerente foi uma decisão importante. “Foi sempre algo que sabíamos que precisaríamos a longo prazo. Mas saber que precisaríamos de alguém para dirigir as operações… oh, isso vai ser mesmo muito caro. Será que vamos ser capazes de atrair alguém?” Ela cita a pandemia como uma oportunidade para agarrar alguém. “Foi um pouco um benefício da pandemia o facto de as pessoas terem começado a reorientar as suas prioridades. Foi graças a uma oportunidade como essa que pudemos contratá-la, porque ela vinha de uma marca bem conhecida que fazia formação em café.”
Quando abriu o primeiro estabelecimento Fika, Anthony contava com dois funcionários além dele próprio. “Ambos eram funcionários a tempo parcial e estávamos abertos seis dias por semana. Assim, tínhamos uma pessoa a fazer três dias e outra pessoa a fazer os outros três dias. Eu fazia os seis dias. Com os dois funcionários a tempo parcial, se um estava de folga, tínhamos de recorrer ao outro.”
Embora este sistema funcionasse bem quando a Fika abriu, o negócio aumentou… e Anthony sabia que precisava de admitir mais pessoas para ajudar. “Começámos a ter pessoas que apareciam ao meio-dia, por isso, eles vinham talvez das 11:00 às 14:00. Lavavam a loiça, limpavam os pratos, porque esse era um dos nossos períodos mais movimentados do dia. No resto do dia, fazíamos todos os nossos trabalhos básicos, mas quando ficava movimentado, pedíamos a alguém para vir apenas para cobrir essas alturas movimentadas, o que corria bem.”
Quando abriu o segundo estabelecimento Fika, ele precisou, uma vez mais, de aumentar o pessoal. Providenciou para que membros do pessoal do estabelecimento original transitassem para o novo, dado que conheciam os procedimentos, mas precisou de substituir esses funcionários do primeiro estabelecimento. “Havia muitos mais turnos a cobrir. Não nos apercebemos de que haveria muitos, mas mesmo muitos mais turnos a cobrir, porque obviamente precisávamos das pessoas que estavam connosco há muito tempo para tomar conta do pessoal na nova loja, no novo local, e garantir que estava tudo de acordo com os nossos padrões.”
Sascha Dreschinski, proprietário da brewdis, começou sem quaisquer funcionários: era um divertido negócio paralelo para ele e para os seus cofundadores. “Abríamos quando nos convinha e nos apetecia, de forma bastante irregular no início, e tivemos de conhecer o veículo nós próprios e descobrir como as coisas funcionavam. Foi tudo bastante esporádico até termos o nosso primeiro funcionário.”
Uma vez os processos e o fluxo de trabalho devidamente implementados, ele sentiu-se pronto para admitir alguém e formá-lo. “Tínhamos tudo escrito e podíamos deixar a [loja] nas mãos de alguém com confiança e deixá-lo trabalhar de forma autossuficiente. Isso era realmente importante para nós, pois não estávamos disponíveis o dia todo devido aos nossos próprios empregos. Queríamos ter a certeza de que podia passar o dia sem nós.”
Eles tinham também recebido uma licença que lhes permitia instalarem-se todos os dias no seu local no parque. “Queríamos fazer uso dele e estar lá mais vezes. A questão foi: ‘Como fazemos isso?’. E depois foi tomada a decisão de contratar mais pessoas.”
Como é que encontra as pessoas certas?
Depois de ter decidido começar a contratar, tem de se centrar em encontrar as pessoas certas. Quer funcionários que fiquem consigo a longo prazo ou está apenas à procura de ajuda a curto prazo? Estes empresários do café têm abordagens e expetativas ligeiramente diferentes quando se trata de encontrar as pessoas certas.
Como tantas pequenas empresas novas, a Milk + Pull tinha tudo a ver com a família quando abriu pela primeira vez: Joe fazia grande parte do trabalho pesado e as irmãs de Angela também ajudavam. “Quando abrimos o nosso primeiro estabelecimento, era o meu marido que trabalhava na loja. Ele também tinha o seu emprego a tempo inteiro. Programava-o de modo que fosse ele a abrir a loja e depois tínhamos a nossa única funcionária que entrava às 9:00. Ele ia, então, trabalhar e voltava às 17:00, e depois ela saía. Depois, aos fins de semana, ele ficava lá o dia todo.”
Angela refere que tiveram sorte em arranjar aquela primeira funcionária que não era da família. “Éramos novos e muitos dos baristas mais experientes não querem sair do sítio onde estão se este for mais conhecido e ir trabalhar para um [negócio] desconhecido. Mas assim que as pessoas começaram a ver a nossa loja e a ouvir falar dela e a experimentar a marca, as pessoas começaram a candidatar-se. Desse ponto de vista, penso que a força da nossa marca nos ajudou no recrutamento desde o início. Obviamente, contratar alguém é sempre difícil, mas ajudou.”
Hoje, a Milk + Pull aceita candidaturas numa base contínua. “É sempre bom ter esses elementos para fazer uma espécie de pré-seleção. E depois, quando estamos em períodos de contratação, fazemos publicações nas redes sociais e afixamos sempre folhetos nas nossas lojas. Queremos que as pessoas do bairro venham da comunidade e trabalhem aqui… o tipo de publicidade local é mais pertinente para nós.”
“É difícil encontrar bom pessoal”, acrescenta Anthony. “Um amigo meu, um dono de restaurante de sucesso, disse-me: ‘O maior problema que terás de enfrentar vai ser o pessoal’. Os problemas resolvem-se, mas o pessoal será sempre um problema. É muito difícil encontrar alguém que tenha a mesma paixão e vontade que tu. Desde a pandemia, muitas empresas fecharam, por isso, há muito desemprego neste momento. Assim que ponho um anúncio de emprego, temos, tipo, uma centena de pessoas a candidatarem-se ao posto de trabalho no prazo de uma hora após a sua publicação, o que é uma loucura.”
Embora Anthony admita que é fantástico ter muitos candidatos, é um desafio encontrar funcionários que sejam as pessoas certas para o trabalho. “Precisas de alguém que não o queira utilizar como um trampolim. Basicamente, vão limitar-se a aparecer e receber um salário. Para crescer, precisas de alguém que queira estar lá e que consiga ver a visão da empresa. Queremos verdadeiramente crescer como um negócio, o que é muito difícil porque a maioria das pessoas só quer ver o trabalho como uma solução temporária e passar para outra coisa.”
Sascha tem uma atitude semelhante quando se trata de entrevistar potenciais funcionários: centra-se principalmente em ter uma conversa informal. “Quase não fazemos perguntas. É mais para nos conhecermos. Tomamos café juntos e falamos sobre de onde vêm, o que fazem e o que querem fazer.”
Que competências procura em potenciais funcionários?
Todos trazem algo diferente… assim, pense no tipo de pessoa com quem quer trabalhar todos os dias. Estes três proprietários de cafetarias estão muito interessados na personalidade. “Uma vez que deixamos [os nossos funcionários] completamente sozinhos, é extremamente importante para nós podermos confiar nas pessoas”, afirma Sascha. “E é por isso que a personalidade é, sem dúvida, a coisa mais importante para nós.”
Ele procura funcionários que não tenham medo de um desafio. “É muito importante para nós que sejam super independentes e consigam resolver os problemas sozinhos. O carro abana, a nossa máquina de café é uma diva… há sempre algo a acontecer e têm de ser capazes de resolver essas coisas sozinhos em vez de desistirem e irem embora. Pedimos-lhes que sejam flexíveis e damos-lhe o mesmo em troca. Se alguém avisa em cima da hora que não pode trabalhar nesse dia, não é o fim do mundo.”
Neste ponto da sua trajetória de pequena empresa, a Milk + Pull dá prioridade a funcionários com experiência. “Mesmo até talvez há dois anos, estávamos muito abertos a dizer: ‘Vamos formar-te’, e podemos fazer toda a formação, não apenas para ser um barista e fazer o café, mas para compreender realmente o café e desenvolver o paladar”, afirma Angela. Contudo, depois de estarem no negócio há nove anos, aperceberam-se de que precisavam de equilibrar os novatos do ramo do café com os funcionários mais experientes. “Continuamos a dar essa oportunidade a pessoas que não têm essa experiência, porque queremos sempre fazer isso. Mas também a equilibrámos mais com pessoas que aparecem com experiência.”
Sascha preocupa-se menos com a experiência e centra-se mais no carácter. “Gostamos de trabalhar com pessoas que achamos que são fixes, que achamos que têm uma grande personalidade e que são de confiança e divertidas à sua maneira. Temos uma equipa muito diversificada. E se nunca fizeram café antes, não há absolutamente nenhuma razão para as excluirmos. Podemos ensinar as pessoas a fazer café, mas não podemos ensiná-las a enquadrar-se no conceito e na equipa.”
Angela e Joe também procuram pessoas que tenham um interesse genuíno no café. “[Queremos alguém que seja] curioso quanto ao processo, de onde vem, como é feito. Esses são os tipos de perguntas que fazemos sempre… esse interesse e essa curiosidade sobre o café.” Ela também procura pessoas que sejam agradáveis. “A comunidade é um elemento muito importante”, afirma Angela. “É necessário ter a certeza que as pessoas querem relacionar-se com a comunidade e fazer parte de um ambiente onde existe essa relação. Parte da nossa proposta de valor é que quando alguém entra pela porta, esforçamo-nos para que [os nossos funcionários] conheçam o seu nome ou conheçam a sua bebida.”
Anthony tem prioridades semelhantes: procura capacidades de conversação e confiança. “A minha cafetaria chama-se Fika, o que significa juntar pessoas. Damos muita importância a falar com os clientes, pelo que é algo que inculcamos no pessoal.”
Como tem sido adotar uma função de gerente?
Embora possamos ter experiência na gestão de um funcionário num emprego anterior, contratar um funcionário para o nosso próprio negócio é muito mais pessoal: confiamos-lhe o nosso negócio e vamos fazer um importante investimento monetário para contratá-lo.
Angela e o marido têm ambos experiência de gestão adquirida nos seus empregos em empresas, onde geriram várias pessoas de uma só vez, o que representa uma escala diferente do seu pessoal atual composto por quase 30 funcionários. “Há semelhanças… mas foi uma grande curva de aprendizagem. Temos diferentes ambições e diferentes traços de personalidade. Penso que essa foi, na verdade, a maior curva de aprendizagem. É como: ‘Oh, espera, não tenho um departamento de RH’. Esse sou eu. Tenho de desenvolver estes manuais e a comunicação e a contratação e a formação.”
Anthony tem experiência anterior de gestão no setor da restauração, embora num estabelecimento de escala muito maior. Lembra-se que existiam diferentes níveis de gerentes, com muitas pessoas a quem delegar tarefas. Numa organização como essa, “A carga de trabalho espalha-se e cada um tem o seu próprio trabalho e as suas próprias responsabilidades. E é isso que podemos fazer quando trabalhamos para uma grande empresa”. Contudo, agora que é proprietário do seu próprio negócio, Anthony dá por si a fazer tudo… pelo menos até ter capacidade financeira para pagar a alguém para trabalhar a nível de gerente.
Sascha afirma que não tinha muita experiência em gestão antes de lançar a brewdis. “Todos nós temos um pouco de experiência de trabalho em equipa nos nossos próprios empregos, mas quando se é proprietário do negócio, a história é completamente diferente. Se é nosso, pensamos em tudo quatro vezes e abordamos a situação de forma diferente.”
O que há de desafiante na gestão dos funcionários?
Anthony cita a confiança como uma das coisas mais difíceis – e mais importantes – sobre ser um gerente. “Se queres expandir-te, tens de depositar confiança nas pessoas. E eu sou uma dessas pessoas, não confio em muitas pessoas. Então, assumo o meu lado de homem de negócios e penso: ‘Vou ter de me obrigar, vou ter de ter fé nas pessoas, porque essa é a única forma de crescer’. Temos de nos soltar um pouco e deixá-las assumir o controlo.”
Angela e Joe centram-se em manter a comunicação aberta com os seus funcionários para evitar dificuldades. “As mesmas coisas que impulsionam o nosso negócio, que é fazer parte da comunidade, ser abertos e acolhedores para todos, aplicam-se à forma como lidamos com os nossos funcionários. A questão da comunicação aberta é verdadeiramente importante: é assim que tentamos abordar qualquer mal-entendido com um funcionário. Trata-se realmente de dedicar tempo a ouvir e obter feedback, mesmo quando as pessoas se vão embora. Tentamos verdadeiramente compreender a sua experiência.”
A Milk + Pull tenta também preparar o pessoal para o sucesso. “Há alturas em que as pessoas dizem: ‘Oh, quero ser barista’. Mas não compreendem que não se trata apenas de ficar atrás da máquina de café expresso e fazer café. É preciso criar uma experiência para os clientes, falar com eles, ser acolhedor. E algumas pessoas não querem fazer isso. Assim, em situações como esta, tentamos encontrar um lugar melhor para elas na nossa empresa.”
Por causa da cultura da brewdis, Sascha e os seus coproprietários esforçam-se por criar um sentido de comunidade no seu estilo de gestão. “Aqui, não somos apenas funcionários e patrões, é mais um sentimento de unidade e todos se sentem bem quando regressam a casa no final do dia. Isto é, creio, o mais difícil e o mais importante.”
Alguma vez teve de abrir mão de um funcionário?
Ter de abrir mão de um funcionário é inevitável para o proprietário de qualquer negócio – e pode ser difícil. “Provavelmente posso contar pelos dedos de uma mão as vezes em que ocorreu uma rutura um pouco desconfortável”, afirma Angela. “Mas, nessas situações, mais uma vez, trata-se da questão da comunicação aberta.”
“Por vezes, as pessoas levam as coisas a peito, como nós também, porque é o nosso negócio”, continua. “E é simplesmente: ‘Estás num caminho diferente do meu’. E é sempre isso que tentamos salientar, essa abertura sobre onde estamos a tentar chegar e sobre os pontos de divergência. Assim, não parece que estejamos a seguir na mesma direção. Somos todos adultos”, acrescenta Angela. “Tentamos ser muito empáticos na nossa abordagem quando comunicamos com eles.”
Sascha lembra-se de ter aberto mão de um funcionário só uma vez, porque não se enquadrava. “Não faz mal cometer erros e isso acontece a todos nós. Tivemos uma conversa e explicámos por que não achávamos que se enquadrasse.”
Como se mantém o moral da equipa?
A melhor forma de conseguir que os funcionários fiquem é fazer da sua empresa um ótimo local para trabalhar. Cada um destes proprietários de cafetarias tem a sua própria abordagem para mostrar aos funcionários o quanto gostam deles.
“Temos muitos dias de team building“, afirma Anthony. “Na próxima semana vou levar todo o pessoal a sair, para verem onde se situa o novo estabelecimento.” Ele também os mima com coisas como bilhetes de futebol e bebidas depois do trabalho. “Penso que são as pequenas coisas que contam mais. Não é necessário pagar-lhes para tirarem umas férias. Pode ser apenas levá-los a um almoço à tarde, isso é algo agradável que podes fazer.”
“Manter o espírito de equipa é o que considero ser o maior desafio”, afirma Sascha. “O que fazem tem de ser de alguma forma importante para eles e tentamos fazê-los compreender que dependemos deles. Também fazemos o nosso melhor para darmos muito em troca. Penso que criamos um ambiente de trabalho muito bom. Penso que é importante que as pessoas gostem do trabalho e sintam que estão a ser tratadas de forma justa.”
Angela e o marido fazem questão de reconhecer o excelente trabalho dos funcionários. “Muitos dos nossos gerentes, tentamos promovê-los na empresa. Trata-se verdadeiramente de identificar quem está interessado em café, quem tem essa relação, não só com os clientes, mas com as pessoas na loja. E tentamos colocá-los nesses caminhos. Assim, quando surgem oportunidades para a gestão de uma loja, essas são as pessoas a quem recorremos em primeiro lugar.”
Eles fixam-se também nos pontos fortes gerais e nas competências únicas dos funcionários. “Costumávamos ter um dos nossos baristas, que não era muito agradável e que não se relacionava verdadeiramente com as pessoas, mas era de certa forma muito científico. E quando decidimos começar a torrar o nosso próprio café, foi como se, devido à forma como a sua mente trabalhava, ele pudesse ser bom para torrar. Então, ele recebeu a formação e começámos o nosso programa de torrefação com ele. Fomos capazes de tirar aquela pessoa de uma função que não era verdadeiramente adequada para ela e colocá-la num novo caminho.”
Tem um “look” de equipa?
Curiosamente, nenhuma destas cafetarias impõe um uniforme, apesar de Anthony garantir que todos usam um avental sobre a roupa informal que escolhem. “Mas, obviamente, continuam a ter de estar bastante apresentáveis e com um ar hipster“, afirma.
Os funcionários da Milk + Pull também não têm uniformes “oficiais”. “Queremos que as pessoas levem toda a sua personalidade para o trabalho. Assim, não temos um código de vestuário. Mesmo a música que pomos a tocar nas lojas é a música que tu ouves. Cada um cria a sua própria experiência para o dia em que está lá.”
“Temos merchandising baseado na localização. São t-shirts com os bairros onde estamos e as pessoas adoram usá-las. Tal como os nossos clientes as adoram, os nossos funcionários, sempre que recebemos um carregamento, perguntam: ‘Podemos ter uma t-shirt?’. E usam-nas porque querem.”
Sascha diz que, inicialmente, estava previsto um uniforme para unificar a equipa e representar a marca, mas as coisas mudaram. “Apercebemo-nos rapidamente de que isso tirava a individualidade. No nosso caso, a uniformidade não nos convinha de todo. Agora temos uma equipa muito diversificada, todos são verdadeiramente interessantes e não quisemos tirar-lhes a individualidade. Podem vestir o que quiserem. Aqui, todos podem fazer o que quiserem, mais ou menos. A única coisa que todos têm de fazer da mesma maneira é o café.”
Que conselho daria aos proprietários de negócios que se preparam para contratar o seu primeiro funcionário?
O conselho de Anthony é seguir o instinto. “Se te sentes à vontade com esse funcionário, isso é o melhor. Queres conhecê-lo enquanto pessoa e queres ver como se sairá. Se alguém se sente à vontade ao falar contigo e se te parece que conheces essa pessoa há muito tempo, penso que isso é o melhor. De qualquer forma, segue o teu instinto.”
O conselho de Angela é estabelecer expetativas claras. “Muitas vezes, quando estás a começar, estás literalmente apenas a tentar fazer com que um ser humano esteja ali. E isso pode ser a coisa mais fácil de se fazer. Mas procura verdadeiramente saber quem está interessado naquilo que estás a fazer, e interessado na tua visão, e tem curiosidade e quer fazer parte disso. Porque quando estás a começar, faz uma grande diferença ter a pessoa certa que vai realmente ajudar a divulgar a tua marca. Eles representam a tua marca quando tu não estás lá.” Ela aconselha a encontrar membros do pessoal que sejam curiosos, pensem no futuro e queiram fazer parte da sua trajetória. “Estás a criar a tua marca e a construir uma base. Então, tens de contar com as pessoas certas.”
