A preparação de uma feira profissional pode ser uma tarefa extenuante. Entre reservar o espaço, idealizar o expositor e organizar toda a logística, é fácil deixar passar alguns detalhes cruciais que fazem a diferença entre uma experiência stressante e uma experiência bem-sucedida.
Foi por esse motivo que decidimos criar esta lista de verificação abrangente para o planeamento de feiras profissionais. Quer não saiba o que levar para a sua primeira feira profissional ou esteja à procura de novas ideias de listas de verificação de materiais de marketing para feiras, este guia oferece-lhe todas as informações de que precisa para uma presença profissional e organizada.
Comece seis semanas antes:
Deve começar a criar a sua lista de verificação muito antes do dia da montagem do stand. Esta fase de planeamento inicial vai definir tudo o que virá a seguir.
- Espaço do stand e dimensões exatas deste confirmadas
- Alojamento perto do local do evento
- Equipa selecionada e respetivas funções definidas
- Orçamento com previsão de custos de estacionamento e refeições
- Objetivos claros quanto ao que se pretende atingir
Comece por fazer as reservas, uma vez que os locais mais populares e hotéis mais próximos do evento ficam rapidamente lotados. Saber exatamente as dimensões do stand permite-lhe escolher os tamanhos mais adequados para os seus expositores. Ao confirmar os elementos que farão parte da equipa com antecedência, todos poderão preparar-se devidamente.
Prepare a imagem do seu stand com quatro semanas de antecedência
É neste momento que a sua lista de verificação para o planeamento da feira profissional se torna mais visual. Normalmente, a decisão de se aproximar ou não de um stand é tomada em cerca de três segundos, por isso o seu design precisa de ter um impacto imediato.
Encomende os seguintes materiais de apresentação essenciais:
- Expositores pop-up para criar panos de fundo profissionais instantâneos
- Lonas publicitárias retráteis que transmitem mensagens-chave
- Cartões de visita com informações atualizadas
- Materiais promocionais que explicam aquilo que tem para oferecer
- Brindes que as pessoas irão realmente usar e guardar
Os serviços de design da VistaPrint ou a utilização dos nossos modelos online permitem criar materiais com uma imagem uniformizada. Encomende com antecedência para evitar taxas de envio urgente e garantir que recebe os materiais a tempo.
Comece a tratar dos detalhes duas semanas antes
A sua lista de verificação de materiais de marketing para a feira profissional começa agora a ficar mais específica. Crie uma lista geral de tudo o que vai precisar, desde cabos de extensão a artigos de emergência.
Não se esqueça dos seguintes artigos:
- Dispositivos tecnológicos testados, carregados e com cópias de segurança
- Artigos como fita-cola, tesouras, braçadeiras de cabo e materiais de limpeza
- Inventário completo de produtos e amostras
- Materiais de briefing e horários para o pessoal
- Kit de emergência com snacks, água e carregadores de telemóvel
É nesta fase que deve confirmar todos os itens necessários, rever as instruções de montagem do stand e garantir que todos sabem quais são as suas responsabilidades.
Preparativos na semana que antecede o evento
Aquilo que deve levar para uma feira profissional parece sempre óbvio até estar no evento e reparar que falta algo essencial. Aproveite esta semana para fazer as últimas verificações e ensaios.
Tarefas de última hora:
- Transporte organizado e confirmado
- Toda a documentação impressa e organizada
- Dinheiro e cartões para despesas inesperadas
- Previsão meteorológica verificada para os dias em que se necessário viajar
- Planos de backup para problemas comuns
Se possível, pratique a montagem do stand antes do evento. Verifique o tempo que demora e identifique potenciais problemas enquanto ainda houver tempo para os resolver.
Dicas para o dia do evento
Chegue pelos menos duas horas antes de as portas abrirem. A montagem do stand demora sempre mais do que o esperado, especialmente quando se tem de esperar por elevadores ou passar por corredores cheios.
Uma apresentação profissional faz toda a diferença. Toalhas de mesa de qualidade são essenciais para esconder mesas e tudo o que tiver de ficar guardado. Os porta-folhetos de mesa mantêm os materiais organizados e acessíveis. Uma iluminação adequada garante que o seu expositor terá a melhor imagem possível, mesmo em cantos mais escuros. Estes materiais podem ser utilizados em várias feiras, pelo que são sempre uma mais-valia.
Crie zonas bem delimitadas para diferentes atividades: apresentação de produtos, demonstrações e conversas privadas. Esta organização ajuda os visitantes a compreenderem rapidamente aquilo que tem para oferecer e permite que a equipa seja mais eficiente.
Retirar lições e fazer o acompanhamento
A sua lista de verificação não deve terminar quando desmontar o stand. O verdadeiro trabalho acontece depois de a feira acabar.
No prazo de 48 horas, contacte os potenciais clientes mais promissores para não deixar que a abordagem feita caia no esquecimento. Ordene os contactos por prioridade e potencial. Envie mensagens de agradecimento aos visitantes e parceiros. Partilhe os pontos altos da feira profissional nas redes sociais para manter o entusiasmo. Registe o que funcionou e o que não correu tão bem para ter em conta na próxima vez.
O êxito numa feira profissional não se mede pelo tamanho do orçamento nem pelo expositor mais chamativo. Trata-se sobretudo de estar preparado, de passar uma imagem profissional e de ter disponibilidade para criar ligações genuínas. Com esta lista de verificação completa e os materiais certos da VistaPrint, terá tudo aquilo de que precisa para que a sua presença na próxima exposição ou feira profissional seja um êxito.
